对纸质档案的保护与存放

作者：李丽文

 

　　当今信息技术迅速发展，电子档案成了日常生活方便操作和保存的工具；但它并不能代替纸质档案的地位，一些重要文件凭证、历史记录等都以纸质档案保存为主；本文以怎样保护和存放纸质档案进行探讨与分析。

 

 

　　档案是国家、企业和单位的一个重要历史记录。我国档案形成较早，对于档案的称呼也有所不同，它是记录历史以及重要事件的具体凭证和重要的原始文献，以纸质档案保管为主。因此，保护好纸质档案的管理工作具有重要的意义。本文根据自己从事档案基础工作的实践心得和体会，浅谈几点粗浅的看法及做法，供大家讨论。

 

　　一、以“二十防”为重点，切实抓好库房基础管理工作

 

　　企业档案管理人员应遵照国家档案局关于库房日常管理“二十防”制度的有关要求，务必加强库房库藏档案的卫生管理。针对纸质档案的特陛，切实做好防火、防虫、防霉、防有毒气体、防高温、防潮、防汛、防台风、防失泄密、防电子病毒等20防监控，对一些保管期限较长的纸质档案，由于其利用率较高、又加之广东高温高湿的气候特点而导致纸质档案极易产生虫霉病害；或有的因保护条件、保护方法不科学等原因，直接造成纸质档案出现发黄、变脆、字迹脱落。甚至出现“档案砖”等情况，这对纸质档案的寿命构成了极大的威胁。因此，纸质档案的科学保护须摆到档案管理学的重要位置上是十分必要的大事。

 

　　那么，为何我们着重强调对纸质档案的管理、保护以及不同环境可能对纸质档案产生各种直接或间接的影响呢？因为：纸质档案是一种不可复制的历史载体，它具有以下两个重要的特点：

 

　　（一）纸质档案具有唯一性、真实性和权威性

 

　　纸质档案作为事件记录的原始载体，具有唯一性、真实性及权威性，唯一性在于档案不可复制，不可纂改。因此，它具有相当高的凭证价值和历史价值，这点相对于电子档案来说区别是最大的。因为纸质档案所确立的权威性和真实性事实上更为真实和可靠。

 

　　（二）纸质档案存放和保护的重要性

 

　　正是由于纸质档案具有唯一性，它的保存比任何一种载体都有高要求。由于一些年份较长纸质档案长时间缺乏得当的管理和保护，受到自然灾害或使用不当而造成不同程度的损坏，造成无法弥补的后果。同时还会受到外界环境的种种限制，例如：

 

　　（1）库房温湿度。在档案保护“20防”制度中，国家着重强调对库房温湿度进行监控。因为库房温湿度的调节直接影响到虫害和霉菌的产生，由于空气中含有水分，容易滋生各种霉菌，而档案的制成材料本身就是霉菌生长的营养物，霉菌的生长率就会迅速增高，在极短的时间内侵蚀纸质档案实体，霉菌在吸取纸张养分的同时还会分泌有机酸，从而增加纸张的含酸量，促使其快速老化。

 

　　（2）人为利用。影响纸质档案寿命的因素一是人为利用而间接对纸质档案造成破坏。档案利用者在查找数据、图纸等重要资料时会不经意地因火种（烟头）、油墨、茶水等对纸质档案造成物质沾染。因素二是一些利用者因工作关系的原因，将纸质文件使用复印、拷贝，由于复印过程中产生不稳的因素，致使文件字迹油墨脱落，间接性地造成文件的破坏。因素三是利用者在存放文件资料时，由于包装在文件上面的胶片长期与文件压实在一起，导致胶片等材质产生静电而致字迹完全剥落消失等等，对纸质档案的影响十分不利。

 

　　总的来说，档案保护工作是从档案入库以后就必须进行的，入库之前基本上不用对其进行技术的保护，也就是说着重点在于对档案的保护和管理。

 

　　二、加强已归档的纸质档案日常护理，降低损害

 

　　以科学管理为原则，防治结合为手段，从加强库房日常管理工作做起，针对纸质档案受到害虫、酸性有毒气体等造成损害的，应从定期检查库房安全隐患及卫生死角，切实排除有可能对纸质档案寿命构成威胁的污染源，在保证库房干净整洁、管理有序的同时应定期对已经归档的文书类、合同类、工程建设类等重要纸质文件进行高温消毒，并在存放档案的档案柜放置防虫药物和干燥剂，防止虫害；因为防虫药物具有时效性并应定期更换，根据档案柜容量大小控制药量，减少或杜绝虫害菌害的发生。

 

　　把好温湿度调节的监控和查（借）阅文件管理关口，调节好库房温湿度（标准温度应在14-24℃、湿度45-60%），并根据每个特定的环境采取相应的管理措施，及时排查各类问题所在，把好借阅关，并对归还的纸质档案认真检查核对，一旦发现档案实物遭受人为损坏，应马上对损坏档案进行及时修复处理，并向相关责任人反映I青况。与此同时，档案工作人员还应做好档案法规、制度等宣传工作，让广大利用者明白“爱护档案、珍惜历史”的理念和义务，增强企业全体员工具有良好的社会档案意识、保护历史档案的责任感。

 

　　三、通过技术手段对缺损的档案进行修复

 

　　纸质档案的修复工作十分必要的，不仅使受污损的信息得以复原，还可以阻止档案继续受损。常用的修复方法有很多，如：托裱法、热压加固和纸浆补洞机加工等操作方法。比如，两面有字的档案可使用丝网加固托裱法；对破损的档案可采用纸浆补洞法使破损处生成一层新的纸纤维；对单页双面字档案、霉變档案、碎片档案、档案砖等严重破损档案的修复，可采用热压加固技术，该技术是采用热复合方法将半透明纸与破损档案相结合，达到破损档案修复加固的目的。

 

　　四、利用信息化手段对档案进行扫描、录入和检索

 

　　在信息化飞速发展的今天，网络信息化办公渐渐融入档案工作，数字化办公的日益普及，数据库管理系统与简单的手工检索档案工作相结合，像PDF、PNG、TXT等电子文档在生成时产生，利于快速查找检索。为了更好地保护历史真迹、文件凭证等原件、提高工作效率，档案管理人员应充分使用电子文档查阅，减少对纸质的破坏，从而有效、怏捷地为利用者提供服务。

 

　　综上所述，纸质档案的保护工作是档案管理中不可忽视的一个重要环节，纸质档案的寿命和保存价值取决于档案管理人员对档案日常护理的质量、人员素质等整体意识，也是档案管理人员工作到位与否的见证。所谓：九层之台，起于累土。千里之行，始于足下。处处留心皆学问，对工作负责，对历史负责，是给子孙后代一个最好的交代。