公安机关纸质档案的保存与方法研究

来源：《办公室业务》2020年 第6期

作者：马木生

 

　　【摘要】公安档案作为一种原始凭证，客观记录着公安机关的工作活动，具有较高的保存价值。与电子档案相比，纸质档案具有原始性、合法性以及完整性的特点，在公安管理工作中具有不可忽视的重要地位。但是纸质档案耐久性较差，必须要积极引入管理新思路，才能发挥纸质档案的作用，更好服务于公安工作。基于此，本文立足公安机关，以纸质档案管理的重要性为切入点，分析了影响公安纸质档案耐久性的因素，并提出了具体的保存策略，以期能够提高公安机关纸质档案管理效能。

 

　　【关键词】公安机关；纸质档案；保存方法

 

 

　　随着公安机关体制改革的不断深入，相关工作逐渐形成规范的管理体系，在纸质档案管理工作中各种先进技术被应用，因此也就衍生出了一些特殊形式的档案载体，如：光盘、多媒体数据等，纸质档案与这些档案载体相比，更具便捷性与直观性，在实际应用和保存过程中表现出易阅读、易存储的特征，其自身所具备的稳定性是电子档案在短期内无法比拟的。

 

　　当前，随着我国社会经济的不断发展，公安机关也正积极探索电子档案管理模式，并在机关全业务工作中实施信息化管理，与之相比，纸质档案管理模式的探索却并没有取得多大的成效，一直停滞不前，鲜有课题对其进行研究。究其根本，还是因为受时代发展的影响，人们忽略了纸质档案的重要性，仅仅将纸质档案作为日常资料收集，缺少具有实践性和探索性的研究，严重阻碍了公安机关档案管理工作质量的进一步提升。因此，在当下各领域档案管理信息化建设进程加快的过程中，如何加强纸质档案的保存与管理是极为有必要的，应当引起高度重视。

 

　　一、公安机关纸质档案管理的重要性

 

　　（一）纸质档案与日常工作之间具有较强协调性。伴随着无纸化办公模式在各行各业中的大力应用以及现代信息技术的普及，公安机关档案管理信息化建设进程日渐加快，经过一段时间的飞速发展后，在实际工作中表现出一定的优势，但是对于纸质档案而言，这一模式属于新兴事物，给人们熟悉的操作模式带来了较强冲击，使得档案信息管理与日常工作之间产生协调冲突。因此，在当下电子档案全面普及的背景下，纸质档案在公安机关所占比重依旧较大。

 

　　（二）纸质档案本身具有法律效应。通常情况下，不论是何种类型的文件，需要在签字盖章后方才生效，当前对电子文件管理并不规范，体系还不完善，从法律层面来看，对电子文件的认可度不高，法律效力被弱化，单纯依靠电子文件办理事务，目前还难以实现。比如，在公安机关举证工作中，向法庭提交文件往往都是纸质档案形式。再加之电子文件不可能在任何环境下都能进行阅读，当出现设备故障时，能否修复、何时能修复等，都使得其具有不稳定性，会严重影响相关工作的正常开展；而纸质档案则可以在任何场所，不受时间和地点的限制进行查阅，非常便捷。

 

　　（三）纸质档案具有低成本性。与电子档案相比，纸质档案存储载体具有相对稳定的化学性质，只要做好损害预防措施，在适当的温度、湿度环境中，加强灰尘清除，落实防霉、防蛀工作，便可长期保存。同时，纸质档案管理只涉及纸张、档案柜、文件袋等低成本事物，对环境、科技的要求不大，管理成本比电子档案更低。而电子档案需要使用计算机、硬盘、软盘、互联网等，对载体温度、湿度、信息技术的需求较高，而且这些设备的采购费用、运输费用以及维护费用，都需要消耗大量的人力、物力，并且对安全性能要求较高，管理成本也就相对提升。

 

　　二、影响公安纸质档案耐久性的因素分析

 

　　（一）内部影响因素。植物纤维是纸张制作的核心原料，其成分通常是以纤维素、半纤维素以及木素为主，同时还含有极少量的树脂、灰分等成分。从结构层面来看，纤维素属于用氧桥连接的葡萄糖基长链结构，具有易水解、氧化的特点；半纤维素吸水后易膨胀，易水解；木素在发生水解后，其产物糖类极易受昆虫、霉菌的侵袭。可见，从纸质档案内在影响因素来看，其成分是造成纸质档案耐久性降低、出现纸张变脆、霉变的主要内因。

 

　　（二）外在影响因素。1.温度。温度过高极易令纸张变得干燥、耐久度降低；温度过低，则会使得纸质档案的纸张水分遭受冰冻，从而减弱纸张的纤维强度，导致内部结构被破坏，大大降低档案纸张抗折、抗拉、抗裂的力学性能，进一步缩短纸质档案的使用年限。2.环境湿度。当纸质档案保存环境的湿度增加时，其吸湿性随之增强，在此过程中会加强对环境中有害气体，尤其是酸性有害气体的吸收，从而间接导致纸张遭受损坏。当所保存的环境湿度超过65%时，不仅会加速降低纸张的强度，还会使得纸质档案中的有机染料字迹出现褪色。与此同时，当纸质档案保存环境中的湿度较高时，为各种微生物的繁殖与生长提供了有利条件，加速了对纸质档案的侵害。当环境湿度较低时，档案纸张中的水分就会蒸发，其含水量达不到正常水平，纸张内部结构同样会受到破坏，进而使得纸张变硬、变脆，其物理强度随湿度降低而下降。3.污染物。酸性物质二氧化硫容易与水作用产生酸，当所生成的酸进入到纸质档案所保存的环境中时，就会与纸张中的水分、空气中的水蒸气发生化学反应，导致纸质纤维中的纤维素与半纤维素发生酸性降解，使得纸张强度下降并出现脆化。同时，对于纸质档案中酸稳定性较差的字迹，还极易发生褪色、变色的可能，严重影响纸质档案的使用年限和保存寿命。一些年代久远的纸质档案表面，长期沉积有各种灰尘和粉尘，同样会对纸质档案造成机械性磨损，严重时还可能致使档案表面字迹剥落。此外，由于灰尘和粉尘的成分相对复杂，若档案纸张受潮，其成分中的酸碱盐会使得纸张出现水解，进而产生一些具有粘性的物质，导致纸质档案发生粘连。4.光辐射。红外光波长较长，属于热辐射范畴，当纸质档案长时间遭受辐照时，其表面温度会随着时间推移而急剧上升，纸张中的水分因蒸发而出现内应力，时间一久极易出现起翘、断裂等情况。因此，在纸质档案存放时，要避免热光源直接照射档案。同时，紫外线因能量较高，对纸质档案的危害也极大，长期照射会使得纸张发生光降解反应，破坏纸张纤维素中的分子键，进而使得纤维强度降低，导致纸质档案脆化。5.有害生物。从成分来看，纸质档案属于多糖类有机物，其中含有多种纤维素和蛋白质，这些都为害虫、霉菌提供了良好的生长养料。当储存环境中的温度和湿度达到害虫和微生物的生长条件时，就极易出现虫蛀、霉菌、开线等情况。尤其是害虫生命力顽强，在不利环境下可以长期生存，是纸质档案保护的重要影响因素。

 

　　三、公安机关纸质档案保护措施

 

　　（一）加大对纸质档案存储设施的投入。公安机关纸质档案关系重大，很多档案具有较高的参考价值，因此应当选择光线好、空气流通、防潮防晒的位置作为纸质档案库房，同时要远离危险物品，从根源上切断二氧化碳、灰尘、光辐射、温湿等对纸质档案的损害，事先做好档案库房本身的防潮、防火、排水工作。温湿度是影响纸质档案保存期限和使用寿命的重要因素之一，必须要做好档案库房温湿度的调节，合理配备光电设备，采取必要的保护措施，避免光源长期直射纸质档案。针对一些对光源比较敏感的纸质档案，可以安装防光窗帘，营造一个无光环境，以此来提高纸质档案的保存期限，档案管理人员还应当定期开展档案室清洁工作，做好除尘、除菌操作，减少霉菌、虫害的产生，还可以在档案室墙壁及四周采用防霉涂料，也能起到良好的防霉效果；定期更换防虫鼠蚁药物，每个档案室都应当配备除湿剂，落实档案室“八防”要求。此外，还可以在纸质档案管理中，积极引入“负面清单”管理理论，根据当前公安机关现行的档案管理规范，将纸质档案收集、整理、分类和归纳过程中，严禁出现的操作、行为等纳入“负面清单”之中，管理员依照负面清单就可以快速判断哪些行为对纸质档案的保存有利，而哪些行为则是被禁止的，以此来提高纸质档案管理的实效性。同时，尽可能提高纸质档案管理人员的专业化水平，开展档案管理继续教育工作，全面提升公安机关档案管理队伍的整体素质，加强团队建设，通过培训提升纸质档案安全防护和保存的意识，明确岗位职责，严格按照流程开展纸质档案管理工作。

 

　　（二）掌握必备的去污清洁技术。在纸质档案管理和保存过程中，难免会出现污染情况，因此掌握必备的去污清洁技术必不可少。在对受污染档案进行去污清洁时，要根据纸张材质以及字迹性质，辨别污渍的类别，采取与之相适应的去污技术。药剂浓度需适宜，在操作时要避免污渍扩散，处理后要确保纸张内无残留有害物。一方面，我们需要从源头上切断污染源，管理者要定期打扫档案室卫生，保持档案室干净整洁，减少灰尘和粉尘对纸质档案的损坏。在清理表层灰尘时，可以用软抹布、拍笔刷进行消除；对易损坏的纸质档案在清理时可以先用网纱做好防护再清理。空气中的有害气体极易导致纸质档案出现褪色、变色甚至损坏现象，因此还要做好空气污染物防护工作，可在档案室通气口安装过滤设备，最大限度防止有害气体的入侵。对于已经被污染的纸质档案，在采取吹、吸等方法后，若无法清除污渍，则可采用擦、扫、刮等方式，在去污时要加倍小心，避免除掉档案字迹。当然，档案去污方法还有很多，比如干法去污、湿法去污、氧化去污等，需要根据具体的污染情况灵活选择。

 

　　（三）做好纸质档案保护宣传力度。纸质档案管理仅仅依靠相关工作人员显然是不够的，还需要全员参与，因此公安机关应当制定健全的纸质档案管理制度，明确奖惩规则，加大保护宣传力度，不论是管理者还是责任人，都必须要意识到公安纸质档案的价值与作用，树立全员保护意识，加强对纸质档案的保护。同时，还要制定完善的档案借阅流程，若因借阅人个人原因造成纸质档案损坏，则要进行惩罚。只有当所有人都具有正确的保护意识，在日常工作中严格遵守档案管理各项规章制度，还能助力纸质档案管理提效，并朝着标准化、系统化以及高质化发展。

 

　　（四）传统与科技结合做好保护性修复。在纸质档案管理工作中，预防性保护和抢救性修复是关键，一旦出现纸质档案受损，应立即开展修复工作。一方面，通过去酸去污、修裱、加固、字迹恢复等传统手段进行档案修复；另一方面，要注重科学技术的使用，配备纸张纤维检测、体视显微镜、高精度纸张酸度计、厚度仪、色度仪等仪器设备，实现传统修复工艺与现代科技的有机结合，借助现代科技做好纸质档案维护工作。以档案字迹恢复技术为例，通过计算机扫描技术可以将纸质档案中已经褪色和变模糊的字迹，生成数字影像，再利用计算机图像处理技术将字迹显现出来。目前，字迹显现技术主要有两种：一种是物理法显现字迹，另一种是化学法恢复字迹。物理法显现字迹就是以计算机为载体，通过计算机技术将字迹传输到显示器中，也可以传输到其他介质中使用。这一方法能够最大限度保护纸质档案原件，但是字迹恢复效果不佳。而化学恢复字迹法则是利用化学试剂与已经褪色的字迹发生反应，从而使原本褪色的字迹恢复。但是这种方法是直接作用于纸质档案源文件，一旦失败可能会造成不可逆的损坏，字迹完全消失甚至破坏纸张，因此选择需慎重。同时，在存储纸质档案时，最好根据不同材质和类型分类保存，最大化提高纸质档案的保存年限。而且不同材质文件分开存放，也能避免相互影响。

 

　　（五）合理修裱延长纸质档案寿命。在公安纸质档案保护工作中，修裱技术同样必不可少。修裱时需要选用与档案纸一致的纸张，对纸质档案进行局部或整体修补，从而达到延长使用寿命的目的。经过修裱后再次出现损坏，只需要揭裱取下托纸，重新再次修裱即可。值得注意的是，在开展纸质档案修裱时，要尽量降低水、浆糊对档案纸造成的附加影响，减少水对纸张的浸润，避免因浆糊滋生细菌而损坏档案纸张。尤其是在修裱过程中，要注意避免出现反复打湿和干燥的逆向损伤。在操作时尽可能要求规范、严谨，重视在托纸前补洞操作，切勿因修裱操作便于修补，就“以托代补”。同时，还要根据不同纸质档案的纸张材质、厚度、颜色等因素，选择不同的修裱托纸，并在修裱前对档案文字的水溶性进行检查，避免发生洇化现象。

 

　　（六）大力推进纸质档案数字化管理。人不仅是纸质档案管理的主体，同时也是损坏纸质档案的重要因素，有时人为因素所造成的纸质档案破坏是不可逆的，难以挽回。因此，在纸质档案保护工作中，除树立保护意识外，还应当加强科学管理力度。纸质档案在长期的借阅、查阅过程中极易受到损坏，同时随着时间的递增纸张逐渐出现老化现象，为了更好地将一些具有价值的公安纸质档案永久性保存下来，就不得不减少对档案的直接利用次数，降低档案损坏的潜在风险。近几年，随着现代信息技术在各个领域的广泛普及，数字档案逐渐成为了档案管理的必然趋势，加强数字化档案管理建设，能够在很大程度上减少对纸质档案的直接使用次数，从而延长档案的保存期限和使用寿命。

 

　　四、结语

 

　　公安机关档案管理工作是指对档案进行记录、整理以及分类的过程，是对惩罚罪犯、保护人民、维护社会和谐的真实记录，同时也是各种刑事案件、民事诉讼的重要依据，对公安机关日常工作的开展具有十分重要的参考价值。纵然当前科技水平不断提升，但是在日常工作中也不可能完全用电子档案替代纸质文件，因此对于公安机关而言，加强纸质档案保护依然意义重大。因此，必须要引起高度重视，加大对纸质档案室基础设施的投入力度，采用传统与科技相结合的管理手段，以此来减缓纸质档案的老化与损坏，提高纸质档案管理成效，切实将保护工作落到实处。

 

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