浅谈纸质档案保管的方法

来源：《祖国》

作者：时升来

 

　　摘要：在全国提倡实行电子化档案的同时我们也要做好保护纸质档案的工作。电子化档案虽然在先进程度上超越纸质档案，但确保纸质档案的完整性不仅有利于今后工作的顺利开展，更能够为各个企业和事业单位留下珍贵材料，这是电子档案完全无法替代的。由此可见纸质档案管理者的责任重大。因此，在进行纸质档案记录后将档案完善地保存起来，对我国稳定发展有着重要作用。

 

　　关键词： 纸质档案 保存管理 有关方法 简单分析

 

 

　　一、纸质档案的文化内涵及深远意义

 

　　（一）纸质档案遵循人的传统习惯

 

　　近年来科技化办公已逐渐取代了传统纸质档案办公模式，但由于这种新方式还没有发到普遍运用的状态，许多人无法适应电子化办公，仍旧以纸质档案模式进行日常工作，甚至有些档案是无法用电子形式来进行记录的，因此在近期内纸质档案管理模式仍然在我国工作中占据主导位置。

 

　　（二）纸质档案文化久远具有历史性意义

 

　　我国自东汉时期便已开始使用纸张进行文书传递，而魏晋时期后纸张使用更为广泛。4世纪17年代末伊始，我国造纸术流传到世界各个国家，开启了全世界纸质时代，对于促进各国文明起到至关重要的作用。造纸术作为我国四大发明之一流传至今，不仅将制作出来的纸张带动我国文明的发展，更是我国古代人民智慧的成果，具有历史性意义。

 

　　（三）纸质档案是耐久性较强的载体

 

　　纸质档案不仅具有直观性、真实性，更是承载着我国千年文化历史的载体，保存着我国人民千百年来的智慧结晶，有些作用是电子档案完全无法代替的。如果对纸质档案保管得当，不仅能够达到长期保存档案的效果，更能够利用其美观性和稳定性在现代档案管理中占据一席之地。

 

　　（四）纸质档案是最具有法律效力的重要证明

 

　　电子档案虽具有一定的智慧性和快捷性，但在法律方面并没有什么优势。相反地，由于印章以及签名等重要组成部分的约束，绝大部分需要法律保护的书面证明及文件都必须以纸张形式存在，电子形式只能以附件形式存在，如果没有纸质证明及文件，电子文件不具有任何法律效应。

 

　　二、如何管理保护纸质档案

 

　　纸质档案如果保存不当，纸张会出现发黄、字迹变浅、霉变以及腐烂等现象，严重影响档案的完整性。而档案管理人员必须要了解并掌握这些现象，加强对纸质档案的管理和保存，做好档案的保护工作。因此档案人员必须了解并掌握保存纸张的原理和方法。

 

　　（一）纸质档案的构成

 

　　1.纸质档案构成元素之一

 

　　纸，是由种毛纤维、韧皮纤维、木材纤维、禾本科纤维等为原料制成的，这些原料的主要成分是纤维素、半纤维素、木質素。纤维素含量的高低直接影响到纸张的耐久性，木质素含量过高，纸张容易变脆，这也是影响纸质档案耐久性的内因。由于纸张的制作过程中会残留一些酸性物质，在经过照射后与纸张中其他物质接触后产生一些有机酸性物质，能够加速纸张纤维分解和化学反应；而光照以及空气温度等外界元素都会成为加速纸张纤维氧化反应的催化剂。此外，空气中的一些霉菌物质以及虫害等因素都会影响纸质的质量和保存程度。

 

　　2.纸质档案构成元素之二

 

　　字迹是纸质档案的另一重要组成部分，其主要成分就是色素。纸质上的字迹所用到的色素一般为碳黑和染料，这些色素利用其自身能够根据结膜、粘附等特点依附在纸张上并能够被纸张吸收，可以长时间留存在纸张上。根据成分来看，碳黑材料的色素保存时间相对来说较为持久，而染料的稳定性较差，例如复写纸、圆珠笔等，其挥发性较大，但这种油墨材料的吸附能力相对来说较弱。

 

　　（二）纸质档案的保管方法和措施

 

　　纸质档案一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸多因素和保护环境条件有关，所以结合以上对纸质档案自身材料的理化性能分析，我们需要注意一下几个方面

 

　　1.调控档案库房合理的温湿度

 

　　在高温条件下，会造成纸张中所含水分的挥发，纸张变硬、变脆、柔软度、韧性和机械强度降低；高温会加快纤维氧化和水解反应而对纸张形成破坏；高温有利于有害生物——霉菌的生长繁殖；温度高时一些油溶性的材料会发生扩散现象（比如圆珠笔字迹）；纸张易吸水，高湿是纸张中纤维素水解的首要条件；湿度过大会使水溶性的记录材料发生褪色现象（比如红墨水）；水分能促进微生物滋生，侵蚀纸张胶面而引起污迹，并且微生物的代谢物中含有的有机酸会加速纤维水解。所以档案库房要安装调温、除湿设备，将档案库房温度控制在（14-24℃）±2℃，湿度控制在（45%-60%）±5%这个范围内，将更有利于我们纸质档案的保存。

 

　　2.防止强光长期照射

 

　　由于纸张接触空气面积较大，若受到强光长期照射，纸张表面会因为光和空气产生的光氧化反应导致出现褪色、变黄等现象；而经过长期照射，纸张成分中的纤维素分子会因为受到氧气攻击发生氧化反应，增加纸张的脆弱性，降低了纸张的质量。因此在进行纸张档案保存时首先要减少窗户数量；其次，采用折射光作用较强的花纹玻璃，并安装窗帘；第三在库房内尽量使用白炽灯。

 

　　3.防止长期接触空气造成污染

 

　　我国化工产业不断增加，空气中化学排放物的含量也在持续增多。如果纸张长期存放于这种环境下，空气中的硫化物就会与纸张发生水解、氧化等化学反应，造成对纸张的破坏及污染，导致纸张存放期缩短。因此在对污染严重的地区要对档案库房的空气定期净化，防止纸张长期接触空气而造成污染。

 

　　4.防治虫害以及霉变

 

　　库房内如果空气湿度过高，会使纸张发生霉变甚至腐烂；而长期潮湿的环境适合害虫的生长，会对纸张产生一定损害。因此在对纸质档案进行保存时，首先要保持库房的干燥，空气中的湿度不可过高；其次，在库房内放置防霉仪器，并保持库房的清洁卫生。

 

　　参考文献：

 

　　[1]于艳红.浅谈纸质档案保管的方法[J].黑龙江史志,2013,(08).

　　[2]刘育红.纸质档案保管的重要性和方法[J].办公室业务,2011,(04).

　　[3]刘育红.纸质档案保管的重要性和方法[J].中国会议,2011,(07).