学校纸质档案科学保护与修复

来源：《卷宗》 2020年23期

作者：张志平

 

　　摘 要：纸质档案是以纸张为主要载体的、不可再生的文献资源，其最大特点是具有原始性和唯一性。如何有效地保护纸质档案资源，本文将结合重庆科创职业学院实际，对纸质档案在实际保存过程中存在的问题、原因进行深入分析，针对存在的问题找到相应的对策，以保护纸质档案文献的使用寿命和完整性。

 

　　关键词：纸质档案;保护;修复

 

 

　　1 纸质档案的重要性

 

　　学校档案是学校在不同时期的招生、教学、科研、基建等各项工作中形成的具有保存价值的、图文并茂的文献载体，是学校办学工作的总结、发展史的见证和领导决策的依据。

 

　　随着社会的飞速发展和进步，档案资源的开发力度也越来越大，其利用率也越来越高，但学校档案馆现保存的档案材料仍以纸质文件为主，特别是有关学校发展的重要文件、合同协议、建筑图纸等，如何及时、有效、安全保护以及最大限度地延长档案的寿命等问题，也相应地突现出来。

 

　　2 纸质档案保管的现状

 

　　2.1 纸质档案管理的优点

 

　　纸质档案具有真实性、直观性和安全性的特点。在实际的档案管理和利用过程中，它能清晰、直观的显示出事件真相，便于查阅，有利于大家快速有效的获取需要的信息。纸质档案的重要功能就是凭证作用，可信度高，难以做到无痕迹的篡改。

 

　　2.2 纸质档案保管存在的问题

 

　　纸质档案在日常储存和利用过程中，因受环境因素、纸张质量、人为因素影响，纸质档案会有不同程序的磨损、破裂、虫蛀、字迹褪色，纸质变得发黄、易碎、字迹模糊、霉变等，轻则影响辨识和外观，重则影响档案的寿命甚至无法利用。纸质档案在存储空间上的缺陷也十分明显，纸质档案的存储需要占用大量的空间和人力，档案库房往往是排满密集架和档案柜，不利于查询利用，也不能进行资源共享等。

 

　　3 纸质档案保护对策

 

　　3.1 加大基础设施投入，优化档案库房环境

 

　　由于档案库房对建筑有一定的要求，首先，在档案馆室选址时，要选择光照、通风较好的房间建档案库房;在装修中保证使用绿色建筑和装饰材料及办公用品，从根本上杜绝大量污染物在室内长期释放。其次，档案馆室库房要达到档案“十防”设计要求，并结合档案库房存放档案的实际情况，以充分体现经济实用、节约资金的设计原则。

 

　　为了保护纸质档案，延长其使用寿命，档案材料在文字形成时，就要注意选择耐久性好的书写材料和印刷材料;在档案进库房保管过程中，必须注意防水、防潮、防酸碱物质接触，保持库内清洁、室内空气净化、防止有害杂质、灰尘入侵库房导致档案发生霉变。

 

　　控制好库房湿度，空气中湿度大，纸张含水量就大，酸性物质对纸张中纤维素破坏作用就大，当空气相对湿度超过85%时，纸张洁白度也会逐渐下降，完全失去弹性，晒干后也不能恢復原来的状态。当空气相对湿度若低于25%时，纸张又会因干燥失去水分而发硬变脆，弹性、耐折度减弱而易破损。如果空气中相对湿度经常反复变化，纸张纤维素反复膨胀、收缩会受到损伤，强度下降明显。因此，档案库房的湿度非常重要，一定要尽量保持稳定，最好控制在45%—60%。

 

　　控制好库房温度，温度升高，物质分子获得热能，分子运动加快，动能增大，活化分子数量增多，化学反应也会加快，纸张会因失去水份而变硬变脆。温度继续升高就会使纤维素脱水、炭化直至燃烧。因此，档案库房一定要控制好温度，不可过高也不可过低，最好控制在14-24℃之间。

 

　　3.2 加强对破损纸质档案的修复

 

　　保持档案纸张耐久性和应对档案纸张老化的重要措施与手段是对纸张进行最大限度地保护，延长档案寿命。纸质档案因材料、规格、磨损程度不同，修复的方法也不尽相同。要充分了解档案文献修复原则，在实施工程化管理过程中，对档案纸张进行科学化抢救、修复与数字化，尽量保持档案原貌。

 

　　档案修复前准备工作：对需要修复的档案进行详细登记;修复物资的准备（修复纸张、浆糊、排笔、刷子等）;根据检查情况，确定修复时使用材料、方法、修复程序，制订出修复方案。

 

　　先通过溶剂或氧化剂等对纸质档案去污，选择的胶粘剂不能对纸张有损害，最好用浆糊作胶粘剂;纸张要选择质地和原纸张颜色、厚薄相同或接近。

 

　　档案纸张托裱，对已经去污后的破烂、脆化、霉烂的档案文件通过补洞（补残缺）、接边等方式进行粘接、破损严重的档案文件通常是在背面托上一层新纸来装裱。托裱是一项技术性较强的工作，工艺复杂，工序较多，要求修复工作者认真、严肃、细致。将单页文件铺平，在托纸上刷少量浆糊（在浆糊的使用上，要掌握好浆糊的粘稠度，涂刷均匀），把待托裱的文件背面平整铺于托纸上并按压平整，挤压出多余的浆糊并及时擦拭掉，以避免水渍过多造成字迹模糊。对双面有文字的档案文件，可选用纤维素纯度高，透明性好，柔软的薄纸进行双面托裱，整个操作过程中要避免崩裂、重皮。修补、托裱过的文件由于浆糊和局部受潮原因，会产生不平整现象，此时需要压平、倒干，使其补出来的文件平展。对于损坏严重或特别珍贵的纸质档案，在托裱和修复后，必要时采用复印或者拍照的方式保留一份复制件，和原装裱档案一并存档，以维持档案文件的原貌和真实性，延长档案的使用寿命。

 

　　3.3 完善档案利用制度，选择正确的保管方法

 

　　建立建完档案管理机制，保障档案管理工作合理有效开展。针对档案资料形成的不同特点，制定出档案保管制度，建立不同的档案库房，将普通档案、字画、图纸、荣誉等字迹材料不同的档案分类别存放，设置专门的文书档案室、书画室、荣誉室等;基建类底图、图纸应推开平放保管，避免褶皱，以延长其保存年限。

 

　　完善档案查询和利用制度，提高档案利用率，对珍贵的档案文件，如学校办学相关证件、基建类图纸，为减少原件使用频率，尽量使用复制件，减少因盲目翻阅档案带来的损坏和破损。

 

　　3.4 加强纸质档案在管理与利用中的保护

 

　　为减少纸质档案在日常管理和利用时带来的损坏，延长档案文献资料的生命周期，保证档案的可持续性利用，为档案利用服务提供有力的证据，分批次把现有现有库存档案通过扫描仪、照相机等进行电子化扫描，转换成有效的电子档案，以达到纸质档案与电子档案并存的状态。

 

　　4 结语

 

　　综上所述，在档案实际管理中，采取有效的管理方式，借助科学的管理手段，全面提升档案管理水平，以维护纸质档案的完整与安全，从点滴做好，尽最大能力在平凡岗位上保管好“学校记忆的保护者”—纸质档案。

 

　　参考文献

 

　　[1]郭竞新.探讨纸质档案保管存在的问题及科学的保护与修复[J].办公室业务，2018（05）.

　　[2]程文芳.纸质档案保护存在的问题及对策分析[J].办公室业务，2018（13）.