影响纸质档案寿命的因素及其应对策略

来源：《兰台世界》2019年第8期

作者：张晓娣

 

　　摘要：本文从纸质档案的纸张耐久性、字迹耐久性出发,探讨了温湿度、光照、灰尘、有害微生物、虫害等因素对纸质档案寿命的影响,并针对纸质档案的特点提出了纸质档案耐久性保管的若干注意事项。

 

　　关键词：纸质档案 寿命 保管

 

 

　　纸质档案是最常见的一种档案形式，纸质档案寿命即其耐久性，包括两个部分：纸张耐久性和字迹耐久性。纸张的耐久性指在很长的时间内，纸张能保持一定的原有重要物理、化学性能，特别是耐折度、撕裂度、白度、pH值等的能力。 其研究遵循行业标准《文件用纸耐久性测试法》相关要求。 字迹耐久性是指字迹在环境因素作用下保持原有色泽和清晰度的能力，其研究遵循行业标准《档案字迹材料耐久性测试法》相关要求。

 

　　一、纸质档案耐久性探讨的意义

 

　　纸质档案具有真实性、可靠性、不易被篡改的特点，是一个单位工作中重要的证明材料和参考决策依据。 对于本单位来说，纸质档案在归档前经过了多次传递，记录着大量传递过程中的重要信息，随着纸质凭证的归档，这些信息也被固化在相应的纸质档案上保存起来，成为单位生产工作过程中的重要凭证。 随着信息化技术的发展，无纸化办公的普及，重要的文件以双轨制（纸质和电子）方式保存下来，次要的文件以单轨制（电子）方式保存下来。 未来能够以纸质形式保存的档案，其重要性和珍贵性可见一斑。 再者，纸质档案从产生的那一刻起，便走向老化，纸质档案保存和利用的过程中，其在外观、结构和性质诸方面逐渐发生着不可逆的变化。 纸质档案耐久性的探讨对于延缓纸质档案老化、延长纸质档案寿命、保护纸质档案具有重要意义。

 

　　二、影响纸质档案寿命的因素

 

　　影响纸质档案寿命的因素有很多，可以分为两大类，即制成材料（内因）和环境条件（外因）。 制成材料包括纸张和字迹；环境条件包括温湿度、光、灰尘、有害生物、档案虫害等。

 

　　1.制成材料。

 

　　（1）纸张。影响纸张寿命的因素有三个：造纸原料、纸张成分、造纸方法。 ①造纸原料。 植物纤维是造纸工业的主要原料，造纸纤维原料的种类不同，质量就不一样，造成的纸张耐久性也就不同。种毛纤维主要是棉花，纤维素的含量最高，质地强韧、富有弹性、纤维之间交织力好，由其制造的纸张机械强度大、韧性好、耐久性最强。 韧皮纤维主要是黄麻、苎麻、桑皮、檀皮制作，富有韧性、木素和杂细胞含量少，是造纸工业优质原料，可制成钞票纸、证券纸、卷烟纸、复写原纸等。 木材纤维主要是松木、柏木、杨木、桦木等，主要用于高级印刷纸、工业用纸、一般书写纸和印刷纸。禾本科植物纤维主要是稻草、竹、芦苇、玉米秆等，具有含纤维素低、木素含量高、杂细胞含量高不易除尽、纤维短小交织力差的特点，其制作的纸张耐久性最差。②纸张成分。纸张成分主要有纤维素、木质素、半纤维素、胶料、填料、微量色素和金属离子等，这些成分含量的多少直接影响纸张耐久性。纤维素是纸张的主要成分，常温下不溶于水，在一定条件下，可与水发生反应，与光氧发生化学反应。 书写纸、词典纸、复写纸等一般纤维素含量在 90%以上，机械浆纸（新闻纸）一般纤维含量 70%左右。 木质素一般不溶于水和有机溶剂，但其不稳定，一定条件下可发生氧化反应、硝化反应、酯化、甲氧基化反应等，报纸因含 20%—30%的木质素加速纸张变质，故报纸老化速度快。 半纤维素也是一种很不稳定的物质，纸张中含量过高会降低纸张的耐久性。 造纸时为降低纸张成本，增加纸张白度、不透明度、平滑度、匀度和塑性加入一定填料，填料的使用会降低纸张的机械强度和纸页的结合力，对纸张的耐久性造成不利的影响。 ③造纸方法。 手工造纸工序多，周期长，一般不施胶或少量施胶，成纸显中性或微碱性，耐久性高。 化学浆造纸可以在工艺过程中除去木质素及其他杂质，但也残留了一些药剂、金属离子等，对纸张耐久性产生不利影响。 机械浆造纸具有成纸率高、成本低、不污染环境、工序简单的特点，但是因为没有去除木质素、半纤维素等杂质，成纸的耐久性低，容易发生氧化、水解、光解等反应。 如机械制浆生产的新闻纸，其寿命一般只有 50 年。

 

　　（2）字迹。字迹的耐久性取决于色素的化学稳定性以及字迹与纸的结合方式（详见下表）。 ①色素的化学稳定性。 色素的化学稳定性与色素的成分有关，成分不同，性质就不一样，其耐久性也就不一样；色素成分主要有炭黑、颜料、染料。炭黑的理化性质相当稳定，不易与其他物质起反应，如墨、墨汁、碳素墨水、黑色铅笔等；颜料的颗粒细小，不溶于水、油和普通溶剂，耐光性好，具有一定的耐酸碱性，是比较耐久的字迹色素成分，如彩色油墨、蓝黑墨水、红蓝铅笔等；染料是一种有色的有机化学物，化学性质不稳定，耐光性差，酸碱耐受性也较差，是不耐久的字迹色素成分，如纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔等。②字迹与纸的结合方式。 字迹与纸的结合方式主要有三种：结膜、吸收和粘附。结膜方式耐摩擦、不易扩散，是最耐久的一种方式；吸收是将字迹材料被纸张纤维间的毛细管吸收，从而使字迹色素成分转移固着在纸张上，也是一种比较耐久的转移固定方式；粘附是字迹材料以固体状态与纸张接触，在纸张纤维间的空隙间机械地附着，这种方式不耐摩擦，故耐久性差，如铅笔字。

 

 

　　2.环境条件。

 

　　（1）温湿度。 ①高温。 温度越高，化学反应速度越快；温度越低，化学反应速度越慢。 纸质档案的老化也遵从这一规律，随着温度的升高，纸张的撕裂度、耐折度、抗拉力、耐破度均会降低，纸张变形、脆化发黄，耐热性差的字迹会发生油渗扩散、字迹模糊甚至不清。 ②高湿。 纸张是一种极易吸湿的材料，在酸性条件下，潮湿的纸质档案更容易发生酸性水解，这是我们要求档案用无酸档案盒装置的原因；纸张受潮，其强度显著降低，耐久性也下降，并且极易生霉长虫，加速对纸张和字迹的破坏。 ③低温。 档案保护中低于 0℃以下的温度称为低温，0℃以下纸张中的安全水分会结冰造成纸张柔软性下降，不利于纸张的长久保存。 ④低湿。 库房湿度过低会使档案纸张水分过度蒸发，导致纤维内部的结构破坏，使纸张变硬变脆，机械强度下降。纤维素断裂，过程不可逆。⑤温湿度波动。库房温湿度波动过大过快会使档案材料因胀缩不均而产生内应力，易使其强度降低，产生变形，并且可能破坏字迹与纸张的结合。

 

　　（2）光污染。 光对纸张的影响主要是改变纸张色泽和降低纸张强度，通过破坏纸张中的纤维素，降低纸张的机械强度。 与氧同时作用，使纤维素氧化，生成易碎的氧化纤维素，在潮湿的情况下，这种破坏作用更大。 这也是为什么受潮档案不可以拿到阳光下暴晒的原因。 光可以在很短的时间内与木质素作用氧化成氧化木质素， 含木质素成分较多的新闻纸在光的作用下，极容易发黄变脆，强度也降低。 光还会让字迹不同程度褪色，比如光对有机染料色素字迹分子结构中的发色团引发的褪色和变色。

 

　　（3）灰尘。 灰尘是破坏档案耐久性的最大因素之一，其按形成及形态可以分为粉尘、烟尘、无尘三种，按颗粒大小可以分为降尘、飘尘两大类。 灰尘颗粒形状不规则落在纸质档案上会造成尘粒与档案材料间的磨损，使纸张起毛进而影响字迹的清晰度；灰尘吸附空气中的化学杂质，易将酸、碱有害物质吸附其表面，加速纸质档案的老化变质；灰尘也是寄生物寄生和繁殖的掩护所，吸附在灰尘上面的霉菌孢子落在纸质档案上遇适宜条件滋生霉菌，进而破坏纸质档案。

 

　　（4）有害微生物。 细菌、霉菌对纸质档案的侵害主要是分解纸张，其代谢分泌的各种霉对纸张成分进行催化分解，使纸张强度下降；霉菌吸取纸张营养时分泌有机酸和无机酸，加速纸质中纤维素的水解，使纸张变黄变脆；霉菌孢子的颜色还会遮住档案字体，影响字迹的清晰度。纸质档案如经雨水浸泡，遇上有害微生物长期侵染，尘埃堆积，在密闭环境里，无人翻阅，一定时期后就会形成纸质档案砖，失去使用价值。

 

　　（5）档案虫害。 档案库房主要的虫害有档案窃蠹、烟草甲、毛衣鱼、药材甲、黑胸散白蚁，次级虫害有中华粉蠹、花斑皮蠹、黑毛皮蠹，偶发性虫害有斑毛窃蠹、家茸天牛等。这些虫害具有耐干、耐热、耐寒、耐饥、食杂、繁殖力强等特点，如花斑皮蠹幼虫，在 -5℃左右可存活数月，咬食塑料、尼龙等 160 多种仓储物，耐饥能力长达 5 年之久；烟草甲 40 天左右繁殖一代，产卵量非常高，爆发时可以把整架的图书，整箱、整柜的档案咬穿，对档案的危害可见一斑。

 

　　三、基于纸质档案特点的长期保存应对策略

 

　　基于纸质档案的特点，我们在选材时应尽量选择耐久性好一点的纸张，采取耐久性强的字迹材料，完善库房的管理条件，采取多方位措施延缓纸质档案的老化。

 

　　1.纸张的选择。 为保证纸质档案的长久性，单位应在源头上选好档案用纸，重视重要文件用纸的采购工作，在文件制作过程中，选择纤维素多、木质素少、酸碱等有害物质少、平滑洁白、有强度、抗水性的纸张。一次采购的数量不宜过多，重视档案用纸的妥善保管，切忌重要文件用机械纸打印。

 

　　2.字迹制作。 采取好的字迹材料，色素与纸张的结合方式采取耐久性强的方式。 如采用激光打印机打印文件材料，用静电复印机复印档案材料；使用静电记录传真机；喷墨记录传真机要使用颜料墨水；归档保存的文字材料不使用圆珠笔；对用铅笔标注重要信息的字迹进行定型，加固铅笔与纸张的结合等。

 

　　3.保管环境。 为避免高温高湿、温度波动过大对档案造成的影响，档案库房的温度应控制在 14～24℃，有设备的库房日变化幅度不超过±2℃； 相对湿度应控制在45～60%，有设备的库房日变化幅度不超过±5%。 档案库房门窗要便于通风，又要便于密闭。采取自然通风的方法，要严格遵守通风降湿四原则：一是外温度和湿度都低于库内时可以通风，反之，不能通风；二是外温度低于库内，库内外相对湿度一样时，可以通风，反之不能；三是库外相对湿度低于库内而库内外温度一样时，可以通风；四是库内外温湿度的情况不与上述三项原则相同又不相反时，需经计算来确定能否通风。就是把库外的相对湿度换算为库内温度下的相对湿度，如果低于库内的相对湿度则可以通风；反之，不能通风。 照明管理上选用白炽灯作人工照明光源，照度不超过 100 勒克斯。 如采用荧光灯时，应对紫外线进行过滤。 不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘、窗板等遮阳措施。切记纸质档案在任何情况下均应避免阳光直射。此外档案装具选择无酸档案盒、做好库房清洁、除尘也是很好的纸质档案保管保护措施。

 

　　4.双轨保存。 信息技术的发展，电子档案的应用为各单位的生产、管理提供了简单、快捷、灵活的信息服务，其可共享性、存储的高密度性以及信息的可操作性是电子档案迅速普及的主要原因。 但是从目前国家电子档案的发展形势来看，电子文件无论从法律保证还是安全性角度而言，还不能完全取代纸质档案，纸质档案和电子将会在相当长的一段时间内相依共存。 为保护好重要的纸质档案，各单位可以将纸质档案尽早扫描，用电子档案代替纸质档案部分功能，减少纸质档案在人为流转过程中的机械磨损和破坏。

 

　　参考文献

 

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　　[5]纪晓群，江媛媛，柳萍，张慧慧.电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理[J].兰台世界，2013（29）:15.