南方气候条件下档案保管工作的重点

来源《卷宗》 2020年6期

作者：黄富才

 

　　摘 要：由于南方气候非常潮湿，对于档案管理工作的开展具有极大的影响，因此本文主要针对南方气候条件下档案保管工作的重点为切入点进行分析。结合当下气候环境变化对档案保护的危害为依据，从档案防虫、防霉保护工作、档案防火保护工作、纸质档案的防高温，防高湿工作等方面进行深入探索与研究，主要目的在于对南方气候下的档案防护工作做到最佳。

 

　　关键词：南方气候;档案;保管工作

 

 

　　由于科技信息的快速发展，对于我国各行各业的影响非常广泛，不仅带来了新的挑战，同时也为我国各个行业的发展带来了新的契机，比如基于南方潮湿气候下，对档案进行管理是一项非常困难的工作，但是通过信息化管理与传统的保管工作进行结合，那么对于潮湿条件下档案进行管理也是极为便利的，对于提高档案的精确性奠定坚实的基础。

 

　　1 南方气候条件下档案保管工作的概述

 

　　南方大部分地区都是海洋气候或是受大陆季风影响的气候，常年处于一个潮湿的状态，在冬天一般是湿冷与北方相较而言有很大的不同，而夏季则是非常湿热。除了湿度大以外，在空气中的含酸量也是非常高，通常南方地区会对物质造成酶化与酸化的影响是最大的，尤其是在梅雨季节时期，经常会出现连续的降雨，使空气中的含水量也剧增，这样的环境对于档案管理而言是非常不利的，因为一般单位的档案储存是运用的纸质材料，由于潮湿会在纸质上留下不好去除的霉点、字迹混乱等。除此之外，基于潮湿的环境中，除了滋生霉菌以外，更容易出现一些潮虫，这对于档案保管而言具有一定的影响，因为潮虫的出现会导致档案的安全性无法得到保障，因此要加大保管力度，来保障档案的完整性。

 

　　2 影响档案质量的因素

 

　　1）气候环境对档案保存的危害。南方的自然气候特点有潮湿、闷热等，梅雨季节停留的时间也是比较长，对于档案管理工作起到一定阻碍的作用。湿度、霉菌、虫害等都是影响档案保管工作的重要因素，南方雨水比较大，室内空气中的含水量较多，非常容易致使档案受到湿气侵袭。一些非专业的工作者，在对档案进行管理时，不注重形式，只是随意对其进行堆放，时间一久，档案就会增加受潮的时间，进而产生霉变。因为档案的材料大都是纸质材料，其中含有木质纤维，对于遭受虫害与霉菌的感染是十分严重的，当前有很多单位对于档案管理的重视程度不高，普遍应用的都是一间破废的屋子进行档案存储，时常会受到一些虫子的侵扰或是老鼠的啃咬。潮湿气候的存在对于档案保管而言具有极大的影响。

 

　　2）材料的老化。南方的档案存储的材料一般是纸质材料，在档案保存过程中，因为材质容易出现老化，这是直接影响因素，间接影响与体内素就是纸质会受到一些外在因素所影响，在通过阳关进行直接照射时就会容易出现材质变化，时间一长，纸质中的水分就会流失掉，造成档案出现变黄、发脆的情况，除此之外，还受到空气中的氧分子作用产生氧化物，进而对档案保管工作增加了难度。而水分的是造成档案管理的最为核心的因素，因为南方以潮湿著称，含水量是非常大的，对于档案材料的破坏程度是极大的。

 

　　3）人为影响。在档案保管工作中大都是通过人力进行保管的，若是档案出现涂改或是折叠等，这些几乎都是人为所致。在平时的保管工作中，要严格控制一些外来人员对于档案进行接触，若是对档案进行转移需要进行严格排除，以免出现遗漏。在对档案进行保存时务必要做好防火工作，使火源远离档案管理室，若是出现失火的现象，也要尽量不用水去熄灭火源，防止出现二次伤害。档案保管人员对于档案的保管工作的重视程度不高，造成档案信息出现缺失、失真等。

 

　　4）原始档案的材料质量较差。最初建立档案时，因为当时条件有限，应用的材质质量不是很高，因为存档的工程人员并未考虑到档案长久保存的因素结合其中，便会出现一些不适合存档的纸质进行应用，致使后期出现问题，这属于;历史遗留问题，因此对于此种档案要进行重建或是拍照存档。

 

　　3 针对档案保存所应用的策略

 

　　1）应用正确的保存方式。普通的档案保管的年限一般在十年左右，一般保存的材质都是纸质材料。一些较为重要的档案通常是放在恒温、无光照的环境中进行保存的，一般是一些档案柜或是档案架等;除此之外，还可以利用密封袋對其进行密封使其隔离空气，以免出现氧化的情况或是受潮，增加其长久应用的性能。若是有需要可以构建一个专门保管档案的地方，将虫害与霉菌彻底的给消除掉。在南方地区的档案保管室，保管人员在不同的季节需要做好不同的防护工作，比如防潮、防高温等，在梅雨季节务必要管理好门窗的密闭性，在秋冬季节一定要做好室内通风工作，防止档案出现脆化现象，做好日常消毒工作，以便出现污点在档案上，防止一些闲杂人员出入档案室，避免部门出现档案丢失的情况发生。

 

　　2）应用高质量材料。不仅要对保管的手段进行完善，还要从本质上开始进行保管，因为档案信息储存的方式通常是运用纸质材料进行保存，但因为纸质材料本身存在一些不利于长时间保存档案的特点，因此我国近几年有加大对其研究力度，出现了一些新兴的保护技术，主要的目的就是对纸质进行脱酸加固，防止档案出现脆化与酸化这两种情况。应用新型技术，可以有效的改变纸张的一些物理性能。这些新型技术的出现，对于我够档案保管工作的进行奠定了基础。

 

　　3）数字化处理。对于档案的保管工作对于一个单位而言是极为重要的，因为一些较为宝贵的信息都储存在档案之中，若是档案出现缺失或是损坏的话，对于单位而言是一笔不小的损失。在目前对于档案的存储应用纸质的居多，南方城市气候又是以潮湿著称，对于档案的保管带来了极大的阻碍。由于科技不断创新，我国当前信息化管理的现象极为普遍，加大数字化处理进程，增加对档案的保护力度，可以通过一些数字化加工对其进行保管。对于档案进行数字化的方法有很多，比如将数据信息统一录入到一个管理系统之中、对一些文字进行扫面而得出图片，构建电子档案，经过数字化进行处理之后，对于寻找档案只需要输入关键词即可，这样不仅利于档案保管，更有利于对档案信息应用。

 

　　4）备份及装裱。在档案保管的过程中，若是怕出现遗失或是损坏的情况发生，可以对其进行备份处理，这样对于一些比较重要的文件在遭受到一些因素的影响而缺失时，就会有备用的材料可以运用。这样南方的潮气、虫害、霉菌等一些影响因素的存在，会有一个统一的办法进行保管，但是只能保管一时，也只是治标不治本，若想真正根除掉这些问题，需要应用正确的方式来保管档案。对于一些重要且濒临灭绝的文件，可以对其进行装裱处理，应用此种方式来加大它的保存力度，若是档案进行装裱，就说明此文件的特殊性。但是在进行装裱时不能致使文字出现缺失，避免在日后出现不必要的问题发生。

 

　　4 结束语

 

　　综上所述，对于档案的管理方式要进行及时的创新，才可获得最佳的保管效果。保管工作的进行也是要依据地域的不同，而采取不同的保管措施，例如对于南方新的气候，要加大保管的方面便是防潮湿、防霉菌等，这样在档案保管工作中才会取得较好的成效，只有加大对档案保管工作的力度，才会确保该单位长久健康的发展，为其在发展上更上一层楼奠定基础。

 

　　参考文献

 

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　　[2]张超霞.浅议做好企业纸质档案保护工作的重要性[J].办公室业务，2014，（11）：197.

　　[3]周政坤.纸质档案在动态过程中保护的相关问题探讨[J].兰台世界，2012，（26）：69-70.

　　[4]王蓉.当前形势下做好纸质档案保管的必要性[J].陕西档案，2012，（02）：51.